I går brugte jeg meget tid på at få orden i mit klædeskab og stryge poloshirts og skjorter. Efter jeg havde gjort det, fik mit lille kollegieværelse den helt store oprydning og reorganisering. Det tog sin tid, men det gjorde ikke så meget, da jeg havde en lydbog (objektivisten Terry Goodkinds fantasy-bog Temple of the Winds) til at afspille på computeren. Faktisk var det meget hyggeligt. Og resultatet er fantastisk.
I dag kom turen så til min email, som jeg har liggende hos Gmail og fra tid til anden henter ned via IMAP til det nye og smarte Windows Live Mail. Ideen ved Gmail er, at man ikke smidder sine mails væk. For at kompensere for det rod, som dette normalt ville betyde, har Google indbygget nogle smarte søgefunktioner, så man forholdsvis nemt kan finde sine mails. Dette system har jeg, som sådan, intet at invende imod.
For at holde lidt styr på det hele, har jeg gjort hyppig brug af filtre og labels; samt nogle smarte beta-funktinoer, som jeg har adgang til via Gmail Labs.
Labels havde jeg vel omkring en 25 stk. af. Så når man tager i betragtning, at der var tale om en privat e-mail, og ikke en arbejdsmail, var detaljeringsniveauet forholdsvist højt.
Filtrene brugte jeg til at omdirigere mails der kom ind enten direkte til et label (og derved “udenom” inboksen) eller til automatisk at påføre nye mails et label. Det med filtrene viste sig at være lidt af et problem: Jeg glemte simpelthen at læse de mails, som røg uden om inboksen. Så de filtre fjernede jeg forholdsvist hurtigt, da jeg gik i gang med oprydningen tidligere i dag.
Derefter overvejede jeg hensigtsmæssigheden af at have så mange labels, som jeg havde. Detaljeringsniveauet var rimeligt lækkert, men har igennem det seneste stykke tid opdaget, at jeg alligevel bruger søgefunktionen til at finde det, som jeg leder efter.
Uden at tænke ret meget over det, slettede jeg alle mine labels — og resten af filtrene. Det betød så, at alle mine mails nu lå i “all mail”-folderen og skulle omindekseres. Back to square one, kan man sige. Det var lige det jeg ville have.
Problemet var bare, at der var 4987 mails i denne mappe. Så selvom jeg bare lavede en art grovsortering ville det tage lang tid for mig at gå dem alle igennem.
Efter at have kigget mappen med alle mine mails igennem kunne jeg se, at der var rigtigt meget spam i den. Spam, som ellers brude være røget i spammappen, som jeg havde tømt som noget af det første, da jeg loggede ind. (Det skal siges, at jeg modtager omkring 200 spammails om dagen)
Jeg har en idee om, at min mailklient her på computeren (Windows Live Mail og (tidligere) Mozilla Thunderbird) har lavet lidt rod i det hele. Ideen er, at programmerne laver deres egne mapper (labels) i Gmail, som svarer til de systemmapper, som der er i programmerne. Istedet for så at bruge Gmails spamfilter, bruger mailprogrammet sit eget og bypasser på en eller anden måde Gmails spammappe, så alle disse spammails kommer til at ende i min inboks/all-mail mappe.
Hvorom alt er: Jeg lavede en søgning på alle mails der var ulæste og begyndte så ellers at slette.
Vupti, der røg over 4500 mails. Lækkert!
Derefter satte jeg mig for at gennemgå mine resterende mails med meget kritiske briller. Mails, som var vigtige for 2 år siden er måske ikke så vigtige i dag. Gamle bestyrelsesmødereferater mit organisationsarbejde, mails vedr. for længst afsluttede projekter, faktura fra internetindkøb osv. osv. – de er nu slettet og væk.
Vupti igen. Så var der kun de 91 vigtigste mails tilbage. Mails fra venner og familie; vedr. bloggen, Cepos Universitetet og andet interessant. Ting, som jeg er overbevist om, at gerne vil beholde — ting, som ikke ville komme i en rudekuvert, hvis de havde været rigtige breve. Dem har jeg stadig.
Men jeg skulle jo også gerne undgå, at jeg ville få en tilstoppet mailboks igen. Det er jo, trods alt, kun et lille års tid siden, at jeg lavede en tilsvarende oprydning.
Med inspiration fra GTD-systemet og 43 Folders fandt jeg på et nyt system med kun 8 labels:
Den vigtigste label er “_Followup”. Den smækker jeg på alle mails, som kommer ind i min inboks og som jeg skal reagere på. Grundent til at der er et “_” foran Followup er, at den kommer til at stå øverst på label-listen. Når jeg så har reageret på mailen fjerner jeg Followup-mærket og arkiverer den med en af mine 7 øvrige labels.
Systemet er således, at der er 8 labels, hvoraf syv er arkiv-labels, der gør det nemmere for mig at finde mine gamle mails, og et handlings-label, som fortæller mig at jeg skal reagere.
E-mails som jeg ikke skal regare på enten sletter jeg efter de er læst, eller arkivere dem.
Det er således systemet. Så håber jeg det virker.
